La présente politique de confidentialité et sécurité de l’information (ci-après la « Politique ») explique les pratiques d’AlterGo, AlterGo Événements et AlterGo Expertise (ci-après « AlterGo ») quant aux renseignements personnels que nous recueillons lorsqu’une personne physique ou une organisation s’affilie comme membre, lorsqu’une organisation fait une demande de services, lorsqu’une personne physique ou une organisation soumet une candidature pour un prix Reconnaissance, lorsqu’une personne devient bénévole, lorsqu’elle soumet sa candidature pour un emploi, lorsqu’elle fait un don, lorsqu’elle participe aux activités d’AlterGo, lorsqu’elle s’inscrit à l’une de ses infolettres ou lorsqu’elle visite le site internet d’AlterGo (https://altergo.ca/fr/) ou celui du Défi sportif AlterGo (https://defisportif.com/) (ci-après les « Sites internet »).
La Politique tient compte des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, L.R.Q., (ci-après la « Loi ») c. P-39.1 et toute autre loi ou règlement applicable.
Définition des renseignements personnels
Par « renseignements personnels », AlterGo entend tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Les renseignements de nature professionnelle, tels que votre titre, adresse postale, adresse courriel ou numéro de téléphone d’affaires ne sont pas inclus dans la notion de renseignements personnels selon la Loi.
Collecte des renseignements personnels et fins de la collecte
AlterGo recueille, détient, utilise ou communique des renseignements personnels uniquement avec votre consentement et qu’aux fins ci-dessous identifiées, sauf si la Loi l’exige ou l’autorise autrement. Pour tout autre usage de vos renseignements personnels, votre consentement sera demandé.
Les renseignements personnels recueillis sont uniquement ceux qui sont nécessaires à la prestation des activités et des services d’AlterGo ainsi qu’aux fins identifiées à la Politique, notamment :
- Affiliation à titre de membre: En ce qui concerne l’affiliation par une organisation, AlterGo recueille les nom, prénom, numéro de téléphone et adresse courriel du président ou de la présidente de l’organisation membre ainsi que le nom et le prénom de chaque administrateur. En ce qui concerne l’affiliation par une personne physique, AlterGo recueille les nom, prénom, numéro de téléphone, adresse courriel et le curriculum vitae;
- Implication à titre de bénévole auprès d’AlterGo: nom, prénom, adresse résidentielle, adresse courriel, numéro de téléphone, date de naissance, photo, ainsi qu’une pièce d’identité avec photo, un résumé de l’expérience professionnelle, la taille de chandail et les limitations fonctionnelles, le cas échéant;
- Dépôt de candidature à titre de formateur, personne-ressource ou responsable des marches exploratoires: nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone et curriculum vitae;
- Dépôt de candidature pour les programmes de reconnaissance: Nom, prénom, adresse courriel de la personne-ressource;
- Participation à une activité d’AlterGo: nom, prénom et adresse courriel;
- Participation aux activités sportives d’AlterGo: nom, prénom, adresse courriel, date de naissance, identité de genre et limitation fonctionnelle, numéro de carte de crédit, le cas échéant;
- Pour communiquer avec AlterGo: nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone;
- Inscriptions aux infolettres: nom, prénom, adresse courriel et votre lien avec AlterGo;
- Navigation sur les Sites internet: certaines informations sont automatiquement recueillies. Nous vous invitons à consulter la section relative aux témoins ci-dessous;
- Dons à AlterGo: AlterGo recueille uniquement de son fournisseur de service vos noms, prénoms, adresse résidentielle, numéro de téléphone et adresse courriel, et ce, pour accuser réception des dons. Si une personne souhaite faire un don de manière anonyme, elle est invitée à cocher la case prévue à cet effet et située au début du formulaire de don électronique;
- Demande d’aide financière dans le cadre du Programme d’accès en loisir de l’île de Montréal (PALÎM) : AlterGo recueille des organismes ayant vus leur demande financière acceptée dans le cadre du PALÎM, et dans un but de reddition de compte, l’âge du participant, son code postal, ses limitations fonctionnelles, les mesures d’accompagnement nécessaires ainsi que des informations relatives à la participation aux activités du camp;
- Participation à des concours publicitaires : Pour tout formulaire complété et transmis, AlterGo recueille le prénom, le nom, l’adresse courriel ainsi que vos réponses aux questions du concours. Aucun renseignement personnel se trouvant sur des formulaires non complétés ou n’ayant pas été soumis à AlterGo seront recueillis.
Il est à noter que les noms ainsi que d’autres renseignements apparaissent sur nos listes de diffusion et qu’ils sont utilisés aux fins suivantes :
- Correspondance (postale ou électronique) pour solliciter l’appui d’individus;
- Correspondance (postale ou électronique) pour inviter les personnes qui nous appuient à assister ou participer à des événements spéciaux;
- Participation à des consultations, sondages pour aider AlterGo;
- Correspondance électronique pour avertir de toute mise à jour ou d’éléments d’intérêt sur les Sites internet. Tout courriel d’AlterGo offre la possibilité de retirer son nom des listes de diffusion électronique.
AlterGo prend des dispositions raisonnables pour protéger tous les renseignements personnels recueillis en adoptant les mesures de sécurité appropriées.
Nos mesures de sécurité
AlterGo reconnaît la nécessité de protéger les renseignements personnels de toutes personnes qui entre en relation avec elle. Toutes données recueillies par AlterGo, incluant les renseignements personnels, sont sauvegardées dans des emplacements sécurisés ainsi que sur des serveurs contrôlés, situés, dans la mesure du possible, au Québec. Toutefois, les fournisseurs d’AlterGo peuvent conserver les renseignements personnels sur des serveurs situés à l’extérieur du Canada et être assujettis à la loi en vigueur dans ce pays. AlterGo prend les moyens raisonnables pour s’assurer que vos renseignements personnels bénéficient d’une protection adéquate en conformité avec la Politique.
De plus, tous les renseignements personnels transmis par l’entremise des Sites internet sont cryptés. Il est donc difficile à quiconque de les intercepter et ils demeurent strictement confidentiels lors de leur transmission. Un petit cadenas verrouillé apparaissant en bas de la fenêtre du navigateur ainsi que l’adresse URL commençant par « https:// » plutôt que « http:// », vous indique que la page sur laquelle vous transmettez des renseignements est protégée par le protocole SSL (Secure sockets layers).
Lorsque vous effectuez un don en ligne à partir de l’un de nos Sites internet, vous êtes automatiquement redirigés vers la passerelle de dons en ligne de CanaDon. Ce faisant, lorsque vous effectuez un don, vous fournissez vos renseignements personnels directement à CanaDon, CanaDon rend accessibles à AlterGo les renseignements personnels suivants pour les fins indiquées à la section précédente : nom, prénom, adresse résidentielle, numéro de téléphone et adresse courriel.
AlterGo limite l’accès aux renseignements personnels aux membres autorisés de son personnel dont les fonctions rendent nécessaire un tel accès. Le personnel autorisé est adéquatement formé pour assurer la protection des renseignements personnels et le respect de la vie privée.
AlterGo veille à la destruction ou à l’anonymisation des renseignements personnels lorsque ceux-ci ne sont plus nécessaires et que les fins pour lesquelles ils sont recueillis sont accomplies. L’anonymisation signifie que les renseignements personnels ne permettent plus de vous identifier, directement ou indirectement.
Les tiers qui peuvent avoir accès à vos renseignements personnels
Outre les membres du personnel d’AlterGo dont les fonctions rendent nécessaire l’accès aux renseignements personnels recueillis, les personnes suivantes pourraient avoir accès à vos renseignements personnels :
- Les bénévoles dont les tâches rendent nécessaire un tel accès dans le cadre des activités organisées par AlterGo;
- Les prestataires de service dont les tâches rendent nécessaire un tel accès dans le cadre des activités organisées par AlterGo;
- Certains fournisseurs de services (par exemple des firmes de programmation) peuvent avoir ponctuellement accès à vos renseignements personnels afin de fournir le service requis, mais il leur est strictement interdit d’utiliser ces renseignements à d’autres fins. AlterGo a signé une entente de service avec chacun de ces fournisseurs afin de s’assurer de la protection des renseignements personnels qui leur seraient transmis;
- Aux responsables des sites des activités organisées par AlterGo;
- Aux organisateurs de compétitions sportives ainsi qu’aux fédérations sportives concernées, suivant la signature d’une entente;
- AlterGo pourrait être obligée de communiquer vos renseignements personnels en vertu des lois applicables par exemple, à un conseiller juridique ou à un organisme gouvernemental en autorité d’obtenir de tels renseignements personnels.
AlterGo pourrait également utiliser et communiquer vos renseignements personnels lorsqu’elle pense que cette utilisation ou cette communication est autorisée, nécessaire ou appropriée conformément aux lois applicables.
AlterGo ne communique jamais vos renseignements personnels à des tiers, à l’exception des personnes mentionnées ci-dessus et à moins d’avoir obtenu votre consentement.
AlterGo ne vend sa liste de clients, de participants ou de membres à aucun organisme ou compagnie ni ne l’échange avec quiconque.
Liens vers les sites externes
Les Sites internet d’AlterGo peuvent contenir des liens vers des sites externes (de tiers ou de partenaires) qui ne sont pas couverts par la présente politique de confidentialité. Les renseignements que vous donnez sur ces sites sont soumis à la politique de confidentialité du site externe, s’il en existe une.
AlterGo n’est pas responsable des politiques de confidentialité adoptées par des tiers ou tout autre partenaire étant donné que chacun doit respecter la législation en vigueur dans son pays de résidence. AlterGo vous suggère donc d’étudier les politiques de confidentialité affichées sur chacun de ces sites afin de savoir comment les renseignements personnels peuvent y être recueillis, détenus, utilisés ou communiqués.
Les « témoins » (« cookies ») sur les Sites internet
Vous pouvez visiter les Sites internet de manière anonyme en tout temps, et ce, sans révéler de renseignements personnels à AlterGo. Lorsque vous vous connectez aux Sites internet, le serveur d’AlterGo, par l’entremise de témoins de connexion, identifie l’adresse IP de votre ordinateur, votre tablette ou votre appareil mobile (« appareil ») afin de permettre l’échange de données, ce qui permet à AlterGo de compiler des statistiques de fréquentation de ses Sites internet. Aucun renseignement personnel n’est relié à votre adresse IP.
Les témoins sont des morceaux d’information qui vous sont envoyés par un site Web lorsque vous le visitez. Ils se stockent de façon temporaire ou permanente sur votre appareil pour garder des traces de votre visite. AlterGo peut utiliser des témoins afin de faciliter votre navigation ou de personnaliser l’utilisation que vous faites de ses Sites internet. Les témoins sont inoffensifs en ce sens qu’ils ne peuvent pas extraire des renseignements personnels de votre appareil. Vous pouvez les consulter et les détruire si vous le désirez. Vous en avez donc le plein contrôle. AlterGo vous conseille de vous référer aux paramètres de votre navigateur pour effectuer les modifications appropriées.
Les Sites internet utilisent actuellement les témoins analytiques de Google Analytics. Ces témoins servent à recueillir de l’information sur la manière dont les visiteurs utilisent les Sites internet. L’information compilée est utilisée pour créer des rapports et pour aider AlterGo à améliorer ses Sites internet. Les témoins recueillent de l’information sous forme anonyme, y compris le nombre de visiteurs sur les Sites internet, leur provenance avant de naviguer sur les Sites internet et les pages qu’ils ont visitées. Vous pouvez désactiver le suivi par Google Analytics en visitant l’adresse https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr.
L’accès à vos renseignements personnels
AlterGo permet à toute personne concernée par les renseignements personnels recueillis et détenus par elle de rectifier tout renseignement personnel la concernant qui est inexact ou incomplet. Pour toute demande, veuillez communiquer par écrit avec la personne responsable ci-dessous identifiée. AlterGo répondra à toute demande d’accès ou de rectification dans les trente (30) jours de la date de réception de la demande. Si la demande est refusée, la personne responsable fournira les motifs du refus à la personne qui a fait la demande.
Vous pouvez suspendre ou retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels vous concernant. Toutefois, et selon les circonstances, le fait de retirer votre consentement pourrait empêcher AlterGo de continuer à vous fournir les produits et les services que vous avez demandés ou d’évaluer adéquatement vos demandes et de les traiter.
Plainte
Dans un objectif de maintenir et améliorer la qualité de ses services, AlterGo offre la possibilité à toute personne d’exprimer son insatisfaction à l’égard de la protection de renseignements personnels qu’elle recueille, détient, utilise ou communique. Ainsi, la personne qui désire formuler une plainte doit communiquer par écrit avec la personne responsable ci-dessous identifiée. La plainte devra indiquer les éléments suivants:
- Nom et prénom;
- Numéro de téléphone;
- Adresse postale ou adresse courriel;
- Motifs de la plainte.
Toute plainte sera traitée de façon confidentielle. AlterGo accusera réception de la plainte dans les cinq (5) jours ouvrables de la date de sa réception. AlterGo répondra à toute plainte dans les trente (30) jours de la date de réception de la plainte.
Coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels
Si vous avez des questions ou des préoccupations, si vous souhaitez exercer vos droits ou si vous voulez déposer une plainte relative à la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels comme suit :
Maxime Gagnon, président-directeur général
514-933-2739, poste 213
525, rue Dominion, bureau 340, Montréal, Québec H3J 2B4
Téléphone : 514 933-2739 poste 213
Modification de la Politique
La Politique pourra être modifiée par AlterGo en tout temps. Les modifications à la Politique entreront en vigueur dès leur affichage.